PENGUMUMAN LELANG ENGADAAN SOLUSI CENTRALIZED CONTRACT MANAGEMENT

PENGUMUMAN LELANG

NO.: 03 / PLSCMM / 0611

Diumumkan bahwa PT Askes (Persero) Kantor Pusat akan mengadakan Lelang untuk Pekerjaan: PENGADAAN SOLUSI CENTRALIZED CONTRACT MANAGEMENT

Syarat-syarat sebagai berikut:

1. Mengajukan surat permohonan pendaftaran untuk didaftar sebagai Calon Peserta Lelang yang ditujukan kepada Panitia Lelang Pengadaan Barang dan Jasa PT Askes (Persero) Kantor Pusat dengan mencantumkan nomor, tanggal dan jenis pekerjaan sesuai Pengumuman ini.
2. Surat permohonan sebagai Calon Peserta Lelang ditandatangani oleh Pimpinan Perusahaan, dengan lampiran Dokumen Administrasi sebagai berikut:

a)    Foto copy Akte Pendirian Perusahaan awal dan bilamana ada disertai perubahan terakhir (untuk Perseroan Terbatas sesuai UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas).

b)    Asli daftar susunan Pengurus Perusahaan (Struktur Organisasi Perusahaan yang terdiri dari Komisaris dan Direktur) sesuai dalam Akte Pendirian Perusahaan terakhir (Akte Perubahan terakhir apabila ada perubahan) di atas surat ber-Kop Perusahaan yang bersangkutan, ditandatangani oleh Pimpinan Perusahaan yang menandatangani Surat Permohonan sebagai Calon Peserta Lelang.

c)    Foto copy SIUP Badan Usaha Bidang Komputer atau Teknologi Informasi atau yang terkait lainnya dengan kualifikasi Menengah (M) atau Besar (B) yang masih berlaku.

d)    Foto copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP) yang masih berlaku.

e)    Foto copy Neraca Perusahaan dan Laporan Laba Rugi Perusahaan tahun 2010 yang telah diaudit Akuntan Publik atau Badan Lain yang Berwenang dengan opini Tidak Disclaimer (Wajar). Apabila belum selesai, maka harus melampirkan Asli Keterangan masih dalam proses audit dari Akuntan Publik dan Foto copy Neraca Perusahaan dan Laporan Laba Rugi Perusahaan tahun 2009 yang telah diaudit Akuntan Publik dengan opini Tidak Disclaimer (Wajar).

f)     Foto copy Kartu Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

g)    Foto copy Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SP PKP).

h)    Foto copy:

1)   Bukti Penerimaan Surat SPT Tahunan PPh Wajib Pajak Badan Th. 2010

2)   SPT Tahunan PPh Wajib Pajak BadanTh. 2010 dan

3)   Surat Setoran Pajak terakhir (apabila kurang bayar)

i)      Foto copy bukti pembayaran PPh Pasal 25 untuk bulan Februari s/d April 2011 berupa Surat Setoran Pajak (SSP) yang telah divalidasi. Apabila jumlah angsuran Nihil, maka melampirkan Bukti Penerimaan Surat atas SSP Nihil dimaksud dari DJP.

j)      Foto copy Surat Keterangan Domisili Perusahaan yang masih berlaku sesuai alamat perusahaan dan dikeluarkan oleh instansi yang berwenang.

k)    Asli Referensi Bank yang dibuat khusus untuk mengikuti Pelelangan ini, dengan ketentuan bahwa Referensi Bank Luar Negeri harus mendapat rekomendasi dari Bank Indonesia.

l)      Asli Daftar Pengalaman Kerja berupa Perjanjian Kerja Sama di bidang pekerjaan sejenis berupa solusi sistem dari software yang ditawarkan dalam kurun waktu 3 (tiga) tahun terakhir, dengan nilai pekerjaan minimal Rp1.000.000.000,- (satu milyar) dengan bukti minimal satu foto copy PKS, dengan format sbb:

m)  Asli Surat Pernyataan bermeterai Rp. 6.000,- ditandatangani oleh Pimpinan Perusahaan yang menandatangani Surat Permohonan sebagai Calon Peserta Lelang yang menyatakan:

1)    Bahwa memiliki kemampuan menyediakan fasilitas, peralatan dan personil yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan dimaksud.

2)    Bahwa dokumen-dokumen yang disampaikan untuk mengikuti Lelang ini adalah benar.

3)    Bahwa tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak dalam proses hukum, tidak bangkrut, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan dan/atau tidak sedang menjalani sanksi pidana.

3. Fotocopy dokumen yang disampaikan harus jelas terbaca. Apabila tidak jelas terbaca, maka dianggap tidak menyerahkan fotocopy dokumen dimaksud (Panitia tidak akan melakukan klarifikasi atas dokumen yang tidak jelas terbaca).

4. Dokumen tersebut disusun sesuai urutan di atas, dibendel dan disampaikan dalam 2 (dua) rangkap.

5. Berkas permohonan diserahkan kepada Panitia Lelang Pengadaan Barang dan Jasa PT Askes (Persero) Kantor Pusat Th. 2011.

6. Persyaratan administrasi dalam Pengumuman ini adalah merupakan syarat administrasi yang harus dipenuhi. Apabila terdapat persyaratan yang tidak dipenuhi, maka hal tersebut menggugurkan kepesertaan sebagai Peserta Lelang.

7. Dokumen yang disampaikan kepada Panitia Lelang akan diseleksi dan Peserta yang dinyatakan lulus dalam seleksi akan diundang untuk mengikuti tahap selanjutnya melalui surat undangan.

8. Pendaftaran Calon Peserta Lelang:

Asli dokumen fotocopy yang disampaikan tersebut akan diperiksa/dievaluasi pada saat Pembukaan Penawaran

Keterangan:

*) Pimpinan Perusahaan adalah salah satu Pimpinan Perusahaan yang namanya tercantum dalam Akta Pendirian  atau Akta Perubahan terakhir, apabila ada perubahan) dan berdasarkan kewenangannya berhak untuk mewakili Perusahaan atau Kepala Cabang perusahaan yang diangkat oleh Kantor Pusat yang dibuktikan dengan Surat Pengangkatannya sebagai Kepala Cabang oleh Kantor Pusat /Kuasa Direksi yang dituangkan dalam Akte Notaris

Jakarta, 13 Juni 2011

Panitia Lelang Pengadaan Barang / Jasa

PT Askes (Persero) Kantor Pusat Tahun 2011

Lampiran Pengumuman Lelang

No.: 03 / PLSCMM / 0611

SPESIFIKASI TEKNIS PEKERJAAN

I. Ruang Lingkup Pekerjaan

1. Implementator diminta untuk memberikan solusi terkait dengan pembangunan Sistem Centralized Contract Management (CCM) yang dapat mengakomodir kebutuhan pengelolaan Kontrak PT. ASKES (Persero) dengan lingkup Nasional (1 Kantor Pusat, 12 Kantor Regional dan 93 Kantor Cabang) yang tersebar di seluruh Indonesia
2. System ini diharapkan dapat mengakomodir pembuatan kontrak antara Askes dengan Dokter Keluarga / Puskesmas secara online.
3. Diterapkannya sistem monitoring terhadap masa kontrak dan pembaharuan kontrak
4. Sistem yang dibangun wajib memiliki sistem preventif terhadap kebocoran informasi
5. Kegiatan implementasi Centralized Contract Management (CCM) meliputi instalasi sistem, konfigurasi sistem, training hardware dan software untuk Administrator Sistem, Application Admin, Administrator User/Key User, Operator dan Pengguna/End User, serta kegiatan sosialisasi untuk seluruh satuan kerja PT ASKES (Persero).
6. Melibatkan Programmer PT. ASKES (Persero) dalam setiap hal yang berkaitan dengan kegiatan pengembangan/development dan customisasi (customizing) sistem.
7. Menyerahkan modifikasi final terhadap modul-modul hasil penyesuaian (customizing) kepada PT. ASKES (Persero).

II. Spesifikasi Teknis Umum Sistem

1. Aplikasi CCM mendukung arsitektur Centralized.
2. Menyediakan Antarmuka berbasis web baik sebagai pengguna maupun administrasi sistem.
3. Sistem dapat berjalan sempurna pada sistem operasi Unix, Linux, dan Windows.
4. Mendukung arsitektur SOA dengan SOAP protocol dan Web Service.
5. Memiliki kemampuan konversi dan compressing.
6. Isi dokumen dapat di tampilkan kedalam web browser tanpa harus mengunduh terlebih dahulu
7. Menyediakan fungsi pengaturan versi dokumen
8. Mendukung Protocol standar TCP/IP.
9. Dapat berinteraksi dengan Email Server Askes (MS Exchange).
10. Dapat melakukan export dan import terhadap konfigurasi sistem termasuk tabel, user list, profil, index, modul, dll.

III. Spesifikasi Teknis Khusus

Solusi aplikasi Centralized Contract Management memiliki komponen terpadu untuk menangani beberapa hal sebagai berikut:

1. Administrasi User
2. Manajemen Dokumen
3. Workflow
4. Keamanan Dokumen
5. Manajemen Kontrak
6. Alih Media
7. Repository Tunggal
8. Kompatibilitas Produk

Berikut ini adalah kriteria pemilihan untuk bidang-bidang yang disebutkan diatas:

A. Administrasi User

Fungsi ini digunakan untuk mengatur akses terhadap pengguna sistem. Administrasi user harus dapat memiliki kriteria berikut ini :

1)    Autentikasi user dapat menggunakan LDAP (lightweight Directory Access Protocol) sebagai pendukung SingleSign-On (SSO) maupun secara sistem independen.

2)    Hak akses dokumen dapat dikendalikan dengan User Role base dan Access List Control (ACL).

3)    User dapat dikelompokkan kedalam sebuah kelompok/group untuk memudahkan pengaturan role.

4)    Mempunyai flexibilitas untuk menambahkan informasi user seperti jabatan, divisi, no pegawai, dll.

5)    Memiliki tools untuk dapat mengimport list user dari external file seperti excel.

B. Manajemen Dokumen

Fungsi ini digunakan untuk dapat mengelola setiap dokumen secara efektif agar proses pencarian dokumen dapat diperoleh secara cepat dan akurat, memenuhi kriteria berikut ini:

1)    Dokumen dapat disimpan ke dalam folder elektronis (Virtual Folder) sesuai kategori dokumen dan akses penggunanya.

2)    Memiliki fungsi Paging (menentukan berapa banyak konten yang bisa ditampilkan dalam satu halaman).

3)    Pencarian dapat dilakukan berdasarkan kata kunci (keyword), Metadata, maupun kombinasinya dan didukung dengan operator logika (AND, OR, dsb.) maupun Query builder.

4)    User dapat melakukan customisasi terhadap Tampilan hasil pencarian sesuai dengan kenyamanan dan kebutuhan. Misalkan bentuk tabel, Google like, Icon , detail, dll

5)    User dapat menyimpan Query hasil pencarian menjadi sebuah template sehingga user tidak perlu untuk mengulang kriteria pencarian yang sering digunakan.

6)    Administrator dapat membuatkan template pencarian untuk user.

7)    Dapat menggabungkan beberapa konten menjadi satu kedalam bentuk file zip dan pdf contoh penggabungan dokumen utama, pendukung, gambar/foto.

8)    Isi dokumen dapat ditampilkan langsung kedalam web browser tanpa perlu diunduh terlebih dahulu.

9)    Sistem dapat melakukan konversi konten secara otomatis kedalam format HTML dan PDF berdasarkan rule yang telah dibuat sebelumnya.

10) Hasil konversi diharapkan dapat menghasilkan ukuran file yang lebih kecil untuk meminimalisasi pemakaian bandwidth.

C. Workflow

Fungsi ini dipergunakan untuk mengelola proses approval dokumen yang terkait didalam alur bisnis, dan harus memiliki kriteria berikut ini:

1)    Fungsi Workflow terintegrasi sebagai kelengkapan proses approval aktivitas pembuatan dan pemrosesan sebuah dokumen. Dalam perancangan Workflow harus bersifat dinamis, tidak ada batasan lisensi.

2)    User dapat dengan mudah memonitor alur proses approval sebuah dokumen. ditampilkan dalam bentuk grafis/chart.

3)    Workflow dapat dibuat secara bertingkat dan dapat di kustomisasi dengan script / koding apabila kompleks.

4)    sistem dapat menambahkan user yang terkait didalam suatu alur proses secara dinamis tanpa harus mengulang,membatalkan proses atau dimodifikasi oleh administrator.

5)    User dapat mendelegasikan hak approval nya kepada user lain yang terkait di dalam suatu workflow secara otomatis tanpa memberikan login ID nya kepada orang lain atau meminta bantuan administrator.

6)    Pada setiap alur proses approval dokumen, sistem dapat mengirimkan notifikasi berupa email kepada user yang terkait didalam proses tersebut.

7)    Workflow mempunyai tingkat eskalasi secara otomatis berdasarkan parameter waktu, nilai kontrak, dan parameter lainnya.

8)    User dapat menelusuri kembali proses approval dari tiap-tiap dokumen yang telah terjadi (misalnya untuk kepentingan audit).

D. Keamanan Dokumen

Sistem harus menyediakan suatu proteksi prefentif terhadap kebocoran informasi baik dalam format elektronik maupun fisik. Fitur yang diharapkan adalah sebagai berikut:

1)    menambahkan “watermark” ke dalam dokumen secara otomatis berdasarkan aturan yg telah dibuat sebelumnya, tanpa merusak originalitasnya.

2)    Anotasi “watermark” dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan (Teks Dinamis, posisi, pengaturan font, rotasi,dll).

3)    Text yang ditampilkan dapat bersifat dinamis. Seperti mencantumkan waktu, user yang melakukan pencetakan, tanggal, dll.

4)    Dokumen dapat dilengkapi proteksi password baik di dalam aplikasi maupun di luar aplikasi (setelah diunduh).

5)    Dapat membatasi fungsi-fungsi seperti: tidak bisa print, tidak bisa copy-paste, dll.

E. Manajemen Kontrak

Manajemen Kontrak digunakan untuk memudahkan pengaturan pembuatan kontrak, persetujuan, distribusi, perpanjangan dan meminimalkan masalah yang berhubungan dengan kontrak. Fungsi Manajemen Kontrak yang diharapkan:

1)    Sistem dapat menyediakan fitur penomoran kontrak secara otomatis sesuai dengan bisnis proses yang ditentukan.

2)    Sistem dapat menyediakan fasilitas template dan E-Form sebagai sarana pembuatan kontrak dan form credentialing secara on-line.

3)    Sistem dapat mengirimkan notifikasi ke user berupa email terhadap kontrak yang hampir habis masanya.

4)    Menangani penomoran perubahan kontrak berdasar versi mayor dan minor (Contoh ver x.x).

5)    Kemampuan untuk mengaplikasikan kebijakan retensi dokumen (retention policy) termasuk pemusnahannya.

6)    Kemampuan untuk menunda proses pemusnahan dokumen apabila terkait audit.

7)    Fungsi penelusuran audit menyeluruh yang mencatat lifecycle dan tindakan user terkait terhadap setiap dokumen.

F. Alih Media atau Scanning

Fungsi ini dibutuhkan untuk mengefisienkan waktu dan biaya dalam pengiriman dokumen dari cabang ke pusat dan dapat terintegrasi langsung ke dalam aplikasi.

1)    Aplikasi Alih Media mendukung arsitektur centralized.

2)    Memiliki antarmuka berbasis web sehingga dapat diakses secara remote dari lokasi terdistribusi.

3)    User dapat melakukan penginputan metadata pada saat proses scanning dan menyimpannya langsung kedalam aplikasi CCM.

4)    User dapat melakukan editing pada hasil scanning sebelum disimpan kedalam CCM

5)    Pemrosesan hasil alihmedia yang dikirimkan terpusat dapat diatur prioritasnya sehingga tidak menimbulkan bottleneck.

6)    Hasil scan dapat langsung berinteraksi dengan Workflow.

7)    Aplikasi dapat mendukung sebagian besar merek scanner. Tidak mengarah kepada satu merek tertentu.

G. Repository Tunggal

Aplikasi CCM membutuhkan tempat penyimpanan atau Repository tunggal yang dikelola secara terpusat. Oleh karena itu diperlukan sebuah Database Management System (DBMS) dengan kriteria sebagai berikut:

1)    Menyediakan teknologi clustering.

2)    Mendukung multiplatform OS.

3)    Menyediakan Management DBMS berbasis web.

4)    Mendukung konsistensi dan kompabilitas antar versi.

5)    Menyediakan fungsi online Backup and Recovery.

6)    Memiliki kemampuan untuk melakukan pengaturan storage secara otomatis pada saat ada penambahan hardisk.

H. Kompatibilitas Produk

1)    Produk dapat di upgrade ke versi yang lebih baru tanpa mengharuskan pembelian lisensi baru.

2)    Produk yang ditawarkan harus mendukung kompatibilitas antar versi.

3)    Mendapatkan Product Support dari Vendor setelah masa implementasi (post Support) dan memiliki prosedur penanganan support yang baik seperti sistem tiketing dan problem escalation support website.

IV. Spesifikasi Hardware

V. Spesifikasi Software Pendukung

Software/perangkat lunak yang diperlukan untuk implementasi Centralized Contract Management adalah sebagai berikut:

Panitia Lelang Pengadaan Barang / Jasa

PT Askes (Persero) Kantor Pusat Tahun 2011